Chứng nhận các giấy tờ tại Bộ Ngoại giao, Văn phòng công chứng, Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản
Hiện nay Việt Nam không phải là thành viên của công ước Hague, bởi vậy khi nộp các loại giấy tờ hồ sơ đến các cơ quan Chính Phủ và Doanh Nghiệp tại Việt Nam thì cần Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản (Tokyo).
Các văn bản công được phát hành tại Nhật như sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.v.v… sau khi lấy xác nhận văn bản công hợp pháp ở Bộ Ngoại Giao thì cần Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam ở Nhật Bản. Các văn bản tư như chứng chỉ tốt nghiệp, chứng chỉ nghề nghiệp (chứng nhận nhiệm kỳ), chứng chỉ bằng cấp thì cần thêm bước công chứng tại Văn Phòng Công Chứng.
Thêm vào đó, tại Đại sứ quán Viêt Nam cũng có thể dịch công chứng các giấy tờ tài liệu sang tiếng Việt. Khi quý khách hàng tự thực hiện các thủ tục này, quý khách cần mất thời gian thực hiện nhiều bước tại nhiều cơ quan khác nhau như: Văn phòng công chứng, Văn phòng pháp lý, Bộ ngoại giao (xin cấp và nhận kết quả), Đại sứ quán Việt Nam. Các cơ quan này chỉ tiếp nhận hồ sơ vào giờ hành chính của các ngày làm việc bình thường trong tuần.
Thủ tục tại Bộ Ngoại Giao bao gồm những thủ tục liên quan đến chứng nhận con dấu công đối với giấy phép đăng ký doanh nghiệp v.v...
Thủ tục tại Văn phòng công chứng bao gồm các thủ tục liên quan đến giấy tờ của doanh nghiệp, các văn bản công và văn bằng tư v.v...
Tại Đại sứ quán các thủ tục cần thiết như dịch, dịch thuật, công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự v.v...
Thủ tục công chứng/chứng nhận các văn bản công
1. Thủ tục tại Văn phòng Pháp Lý
a. Nộp hồ sơ xin cấp bản sao đăng ký doanh nghiệp và nhận bản sao đăng ký doanh nghiệp (giấy chứng nhận điều khoản đăng ký công ty).
b. Lấy chứng nhận đóng dấu của cơ quan đăng ký.
2. Thủ tục tại Bộ Ngoại Giao
Nhận chứng nhận con dấu công đối với bản sao đăng ký doanh nghiệp (giấy chứng nhận đóng dấu của cơ quan đăng ký).
3. Thủ tục tại Đại sứ quán Việt Nam ở Nhật
Chứng nhận, dịch và Hợp pháp hóa lãnh sự bản dịch đó.
Thủ tục Công chứng・Hợp pháp hóa lãnh sự văn bằng tư
Đầu tiên, điều kiện để xin hợp pháp hóa lãnh sự là văn bản trình xin phải là văn bản công. Vì vậy, các văn bản tư trước khi xin hợp pháp hóa lãnh sự cần phải xin dấu chứng nhận của công chứng viên tại Văn phòng công chứng. Có thể hiểu đơn giản như sau: Tùy thuộc vào nơi làm việc (địa phương) của công chứng viên, văn bản tư sau khi có dấu chứng nhân của công chứng viên sẽ được coi là có giá trị như văn bản công (trong trường hợp này dấu chứng nhận của công chứng viên được coi như con dấu công).
Sau bước này, văn bản tư đã trở thành văn bản công. Vì vậy, các bước tiếp theo của quy trình xin Chứng nhận/Hợp pháp hóa lãnh sự sẽ thực hiện giống các bước như văn bản công.
Thủ tục công chứng/Hợp pháp hóa lãnh sự văn bằng tư gồm 4 bước sau:
1. Thủ tục tại Văn phòng công chứng.
2. Thủ tục tại Văn phòng pháp lý (địa phương).
a. Nộp hồ sơ xin cấp bản sao đăng ký doanh nghiệp và nhận bản sao đăng ký doanh nghiệp (giấy chứng nhận điều khoản đăng ký công ty).
b. Lấy chứng nhận đóng dấu của cơ quan đăng ký.
3. Thủ tục tại Bộ Ngoại Giao.
Nhân chứng nhận con dấu công đối với giấy phép đăng ký doanh nghiệp (giấy chứng nhận đóng dấu của cơ quan đăng ký).
4. Thủ tục tại Đại sứ quán Việt Nam ở Nhật.
Chứng nhận, dịch và Hợp pháp hóa lãnh sự bản dịch.
Nội dung dịch vụ của IMS
Miễn phí tư vấn.
Miễn phí tư vấn dành cho khách hàng lần đầu tiên sử dụng dịch vụ, qua điện thoại, email.
Ủy thác soạn thảo hồ sơ xin xác nhận con dấu công.
Chúng tôi nhận ủy thác soạn thảo các hồ sơ xác nhận con dấu chính thức, khi xin xác nhận con dấu chính thức của Bộ ngoại giao đối với văn bản công.
Soạn tờ khai.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ soạn thảo toàn bộ hồ sơ để xin xác nhận con dấu công tại Bộ Ngoại giao đối với văn bản công.
Soạn thảo mẫu giấy ủy quyền.
Chúng tôi sẽ soạn thảo toàn bộ hồ sơ cần thiết, quý khách chỉ cần ký tên và gửi kèm các giấy tờ cần thiết khác theo hướng dẫn về cho chúng tôi.
Ủy thác xin các giấy tờ khác.
Công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ nhận ủy thác: Văn phòng công chứng (chứng nhận của công chứng viên), Văn phòng pháp lý (chứng nhận đóng dấu công chứng viên của trưởng Văn phòng pháp lý), Bộ ngoại giao( xác nhận Con dấu công), soạn thảo đơn và Xin/Lấy hợp pháp hóa lãnh sự, công chứng bản dịch tại Đại sứ quán Việt Nam ở Nhật Bản.
Khi sử dụng dịch vụ của IMS, quý khách chỉ cần thực hiện duy nhất một bước gửi hồ sơ cần thiết cho chúng tôi theo hướng dẫn. Sau đó chúng tôi sẽ thay mặt quý khách xử lý tất cả các bước từ : Xin chứng nhận của công chứng viên tại Văn phòng Công chứng, xin dấu chứng nhận của Trưởng Văn phòng Pháp lý cho tới xác nhận con dấu của văn bản công là hợp pháp tại Bộ Ngoại Giao và cuối cùng là Hợp pháp hóa Lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản.